C’est la rentrée ! Que vous soyez juilletiste ou aoutien, c’est retour au travail pour tout le monde. Ou pour certains, on ressort l’ordinateur du placard, et on retrouve le télétravail !
Démocratisé au cours de ces dernières années, il a chamboulé l’organisation de beaucoup d’entreprises ! Mais il a aussi simplifié la vie de bon nombre d’entre nous : 72% des salariés sont moins fatigués grâce au télétravail. Qui dit moins de fatigue, dit meilleure productivité ! Et pour cause, plus de la moitié des salariés se disent plus efficaces depuis leur domicile.
Mais attention à ne pas tomber dans le piège de l’isolement. En effet, les difficultés d’échanges sont les plus gros défis reportés par les télétravailleurs. E-mails, téléphone, outils de visioconférence, envoi de SMS… Bon nombre d’outils permettent de garder le contact avec vos équipes.
Quelle solution pour les utiliser à bon escient ? Une communication interne adaptée pardi !
Quels sont les enjeux ?
Lorsque vos collaborateurs sont en présentiel, il est possible de rapidement prévenir d’un éventuel pépin, et de s’assurer que tout le monde a bien reçu l’info. Le meilleur exemple est l’alerte incendie. En cas de suspicion, on déclenche une alarme qui pressera les équipes à se rendre vers l’extérieur. Un autre exemple un peu moins extrême : la panne de logiciel. Dans les deux cas, il sera très facile pour l’entièreté des collaborateurs qui sont au bureau d’être tenus au courant du souci.
Les premiers sortiront et attendront qu’un responsable les autorise à regagner leur poste, et les second attendront que le logiciel soit réparé ou qu’on leur communique des informations complémentaires.
Dans les deux cas, le télétravailleur n’est pas averti automatiquement. Et pourtant, il pourrait lui aussi être affecté par les deux situations ! Dans la première, il a un rendez-vous client en visioconférence avec l’un de ses collègues et se retrouve démuni lorsque ce dernier ne se présente pas, sans l’avoir prévenu dans l’urgence de la situation. Et dans le deuxième cas, son logiciel plante et il perd du temps à essayer de gérer le problème de son côté, sans savoir qu’il s’agit d’une panne générale. Dans les deux cas, le plan de communication interne est adapté sur site, mais ne prend pas en compte le télétravail. Cela peut créer diverses frustrations, et même faire perdre du temps précieux !
Mieux communiquer en interne
C’est précisément pour cette raison qu’il est temps d’adapter votre plan de communication interne ! En premier lieu pour la gestion de crise. Pensez à mettre en place des alertes facilement déclenchables afin d’être sûr de toucher tout le monde… Et donc d’intégrer tout le monde.
Un exemple de communication rapide à mettre en place : le SMS d’alerte.
Vous pourrez préparer à l’avance vos listes de contacts à prévenir, et ainsi n’avoir qu’à rédiger, le moment venu, votre message et à l’envoyer. Ainsi, vous êtes sûrs que les informations cruciales touchent l’entièreté de vos collaborateurs en un rien de temps ! La partie gestion de crise de votre plan de communication interne peut donc être simplement préparée avec un seul et même outil. Par exemple, vous pourrez préparer chaque éventualité en concevant plusieurs modèles de SMS prêts à l'emploi.
Le gros avantage ? En cas de problème rendant inaccessibles vos boîtes mails, serveurs, et autres, vous pourrez revenir à la base : le réseau mobile. La plupart des SMS reçus sont ouverts en quelques minutes ! Cela vous permettra de toucher rapidement vos collaborateurs, mais aussi de vous assurer qu’un maximum de destinataires liront votre message. Il vous est même possible de recevoir leur réponse ! Ce qui vous permettra de n’avoir à contacter individuellement uniquement les éventuels retardataires.
Ne pas négliger la sécurité informatique
On vous parlait il y a quelques temps de nos conseils à propos de la cybersécurité en entreprise. Ce n’est pas forcément la première chose à laquelle on pense, mais elle reste l’une des plus importantes. S’il est parfaitement possible de mettre en place une stratégie de protection en interne, il est un peu moins aisé de l’étendre à toute une infrastructure externe.
Ici, votre arme de protection principale reste votre équipe ! Alors pourquoi ne pas leur donner un petit coup de pouce ?
N’hésitez pas à organiser des formations internes en visioconférence afin de les sensibiliser. Ils sont tout aussi susceptibles d’être touchés par les attaques à la maison. En effet, 47 % des télétravailleurs reçoivent des emails de phishing.
Pour continuer, même en télétravail, communiquez autour de potentielles attaques en temps réel pour que tous vos collaborateurs restent attentifs. N’hésitez pas à mettre en place un numéro de téléphone ou une adresse e-mail dédiés à la cybersécurité afin que vos équipes puissent contacter les bonnes personnes au bon moment en cas de souci. L’objectif est clair : il faut que votre plan de communication interne prenne en compte vos télétravailleurs afin de garantir une prévention des attaques sur site et hors site. Vos équipes se sentiront intégrées et seront donc plus à même de s’investir dans vos efforts de protection !
Un pour tous et tous pour un
Les télétravailleurs trouvent les échanges plus compliqués lorsqu’une partie des personnes est sur site, et l’autre en télétravail. La gestion des réunions est donc un point central à adresser dans le développement (ou l’amélioration) de votre plan de communication interne. D’un côté, le maintien des bonnes relations entre collègues est une priorité. Et d’un autre, il faut aussi s’assurer du bon déroulement des diverses réunions, points, et autres check-ins.
Une seule solution : les outils de collaboration ! En commençant par l’outil qui vous permettra d’admirer les intérieurs de tous vos collègues, d’entendre les travaux que font leurs voisins mais surtout de participer aux réunions d’équipe.
Ensuite, n’oubliez pas de permettre à vos employés de se contacter facilement entre eux. Les relations humaines ne passent pas que par les réunions de groupe. Il est important que chacun de vos employés puisse maintenir de bonnes relations personnelles et professionnelles avec leurs collègues. Il faut qu’ils puissent se poser rapidement leurs questions urgentes, comme s’ils n’avaient eu qu’à faire quelques pas en présentiel ! (Chez SMSFactor, on utilise Slack pour la communication interne 😉).
On n’oublie pas le côté humain
Au-delà des dispositions professionnelles qu’il faut clairement mettre en place si ce n’est pas déjà fait, il y a le côté humain. Alors oui, comme son nom l’indique, le télétravail est avant tout du TRAVAIL. Mais l’humain mérite tout de même sa place dans votre plan de communication interne.
Il ne faut pas négliger les petits moments appréciés de vos collaborateurs !
Les discussions à la machine à café, les pauses entre collègues, les déjeuners partagés ensemble… Tous ces moments privilégiés sont importants pour les humains qui composent votre équipe ! 25 % des travailleurs ressentent un manque d’esprit d’équipe en télétravail, et 21% disent que les moments ‘machine à café’ sont ceux qui leur manque le plus !
Alors pour garder des employés heureux, mettez en place des activités inédites ! Voici quelques idées :
- Proposez des déjeuners interactifs à distance : organisez des tournois de jeux en ligne, des quiz, ou toute autre activité, et invitez tous vos collaborateurs à participer.
- Organisez des awards d’entreprise : la personne la plus drôle, celle qui est le plus en retard, celle qui prend les meilleures notes… Et pourquoi ne pas organiser le vote grâce à un vote SMS accessible à tous vos collaborateurs ?
- Les accomplissements d’une équipe valent le coup d’être partagés ! Lorsqu’un objectif est rempli, n’hésitez pas à en féliciter les acteurs. Par mail, messagerie d’entreprise, SMS, ou même pigeon voyageur : l’important c’est d’inclure tout le monde !
Il est maintenant temps de vous y mettre ! Adaptez dès maintenant votre plan de communication interne et commencez à le tester. N’hésitez pas à inclure vos collègues dans votre prise de décision. C’est à eux que cette communication s’adresse. Ce seront eux qui seront plus à même de vous dire ce qui fonctionne ou non. Prenez les prochains mois pour tester certains (ou tous nos conseils), et adaptez vous aux retours que vous obtenez !
Et comme on est sympa, on vous offre 10 SMS de test pour vous filer un petit coup de pouce dans la mise en place de votre stratégie de communication interne !