C’est une toute autre facette du SMS qui prend de l’ampleur dans les sociétés aujourd’hui, le SMS professionnel en interne. On connaît plus souvent le SMS pour ces vertus de bon communiquant avec les acteurs externes. Or, c’est justement après l’avoir testé pour cet aspect et découvert les avantages qu’il apportait en termes de communication, que les entreprises ont décidé d’en profiter pour diffuser des messages au sein de leur propre établissement.
Adeptes du SMS pro ou encore novices en la matière les entreprises arrivent toutes avec les mêmes besoins, elles cherchent un outil qui leur permettra de :
- Communiquer rapidement avec leurs employés (Seulement quelques secondes suffisent pour envoyer un SMS). Les informations qu’elles souhaitent communiquer ne demandent ni service de communication, ni graphiste. Ce dont elles ont besoin est simple : faire passer de messages rapidement pour partager des informations aussi bien importantes voir sensibles que purement informatives.
- Envoyer des messages qui seront vu par l’ensemble de leurs employés et cela où qu’ils soient (97% de taux de lecture chez le SMS). Vos employés ont beau avoir des postes divers et variés, ils ont tous ces mêmes points communs : un portable en poche et une adresse mail ! Seulement entre les commerciaux toujours en vadrouille et ceux en vacances, vous capterez difficilement leur attention par mail alors qu’ils ont parfois eux aussi besoin de l’information en temps réel.
- Pouvoir contacter leurs équipes à n’importe quel moment (La plateforme sms mise à votre disposition vous permet d’envoyer vos messages de façon autonome en instantané ou différé). En cas d’urgence ou d’imprévu vous n’avez qu’à ouvrir votre portable ou ordinateur et prévenir tout le monde en moins de 5 minutes grâce à un envoi d’alerte sms.
Le SMS interne par secteur
La communication
Il y a des informations trop urgentes pour être publiées sur le journal trimestriel, qui concernent trop de monde pour des appels individuels… Elles conviennent tout simplement au SMS.
Les info courantes : Informez des évènements / actualités et au cas où ils n'auraient pas noter le rendez-vous sur leurs agendas, envoyez-leur un petit rappel sms 2 jours/heures avant afin qu’ils n’oublient pas.
« Nous vous rappelons que la réunion aura lieu demain à16h30. Munissez-vous d’un stylo et d'un bloc note, des bouteilles d’eau vous seront fournies. Bonne soirée. »
Pour les employés mobiles : Qu’ils soient en extérieur ou sur la route vous ne les dérangerez pas avec un SMS et ils pourront lire votre message quand ils en auront le temps.
« Un client vous demande pour un RDV dans 1h au 8 rue béguin, Paris. Répondez « OUI » si vous pouvez prendre le RDV. Merci »
Les comités d'entreprise
Laissez le SMS vous décharger pour vous occuper de louer une salle, de demander des devis ou encore de dégoter de nouveaux bons plans pour les salariés.
Communiquer : Informez-les sur leurs tickets repas, les spectacles ou l’arbre de noël. Si vous avez l’habitude de faire une affiche pour les belles occasions, insérez celle-ci directement en lien dans votre message grâce aux liens raccourcis.
« Notre traditionnel Christmas Tree se déroulera samedi 20 décembre à la Salle Charvet, 8 rue Drouot à Paris 8ème, spectacle, goûter pour les enfants et cocktail pour les adultes vous attendent. http://rz.gy/colq »
Voter par SMS : Vous devez élire un candidat, acter d'une décision sur une nouveauté ou un programme dans votre société, utilisez le SMS pour avoir un taux de participation imbattable.
« Aujourd’hui élection de votre délégué, tapez 1 pour Alain Faure et 2 pour Dominique Bousant »
Le manager
Pour diverses choses il n’est pas nécessaire de mettre les formes, ce que les alertes SMS ont permis aux managers un gain d’efficacité. En effet, le SMS pro est désormais utilisé comme outil du quotidien pour informer les équipes.
Transmettre les plannings : Évitez à vos collaborateurs de devoir retrouver leur planning un dimanche soir alors qu’il est l’heure d’aller dormir et de programmer son réveil pour le lendemain. Si vos plannings changent régulièrement.
« Voici le planning de la semaine prochaine www.panningS6.fr, si indisponibilité veuillez appeler le 07856925XX. Merci bon weekend »
Information sur les chiffres : Ils connaitront le CA avant même d’arriver au bureau.
« Bonjour à tous, le C.A d’hier a été de 150 000 euros, +10% sur les prévisions, + 30% par rapport à N-1. Bravo ! »
Les ressources humaines
Constituez des bases de données et communiquez en direct par SMS.
Recrutement : Suite au départ d'un salariés, vous souhaitez procéder à son remplacement en faisant appel au recrutement interne.
« Le poste d’Assistant Marketing se libère, lien du descriptif de fonction http://rz.gy/lpmo. Les entretiens débuteront mercredi 18 juin, Mme. Perez »
Une communication SMS interne efficace
Le mail to SMS
Si certaines info n'impliquent pas tout les employés, le Mail par SMS est la solution. Cette option ne vous fait pas passer par l'interface, vous n’utilisez que votre boite mail pour gagner encore plus de temps. Vous rédigez donc un message depuis votre messagerie et celui-ci se convertit en SMS et est envoyé sur le téléphone de votre destinataire.
La création de sous-comptes
Si vous souhaitez que l'envoi de SMS soit utilisée par plusieurs services, vous pouvez créer des sous comptes. Le compte principal achète l’ensemble des crédits et les répartit ensuite sur chaque sous compte, ils permettent aussi de séparer les historiques et rapports de chacun pour plus de confidentialité.
Anecdote : Une société Belge a mis fin à la carrière de ses 82 employés par un simple SMS. Cette nouvelle n’a forcément pas plu aux employés qui auraient préféré une réunion de la direction pour entendre la nouvelle de vive voix. On l’aura compris si un évènement grave vient à arriver dans votre établissement privilégiez un autre moyen de communication.