Grâce au service web Zapier vous pouvez en quelques clics connecter votre compte SMSFactor à votre agenda Google. De cette façon, vous pourrez configurer le rappel de rdv avec zapier depuis votre agenda Google et cela sans avoir besoin du moindre développement.
Si vous n’êtes pas à l’aise avec ce type d'application web, sachez que nous avons créé notre propre module de rappel de rendez-vous par sms. N’hésitez pas à la consulter si vous désirez aller au plus simple.
Nous allons donc voir dans ce tutoriel étape par étape comment lier ces applications entre elles :
Rendez vous sur le site de Zapier et connectez vous.
NB : L'utilisation de votre compte Zapier est gratuite tant que vous ne dépassez pas les 100 actions. Vous ne paierez que les SMS (Tarifs des packs SMS). Autrement, il vous faudra opter pour un compte Zapier payant. A noter : Le potentiel de 100 actions liés à l'envoi de SMS reste toutefois amplement suffisant pour la plupart des médecins ou toute autre profession libérale.
Sur votre tableau de bord, vous trouverez un bouton orange situé en haut à gauche "+ Create Zap" qui vous permettra de créer un nouveau zap.
Dans la barre de recherche du panneau "Trigger" recherchez Google Calendar ou Outlook et cliquez dessus.
Parmi la liste déroulante des événements sélectionnez "Event Start".
Connectez-vous à votre compte Google (équivalent de votre compte Gmail).
1-Calendar : correspond au nom du calendrier comportant vos rendez-vous. En général il s'agit de votre adresse e-mail si vous n'avez pas créé de calendrier supplémentaire dans Google Calendar.
2 et 3- Planification de l'alerte. Dans le champ "Time before" entrez une valeur numérique. Dans le champ "Time before unit" entrez l'unité de mesure. L'association des deux champs correspond à l'instant où le rappel est envoyé (par exemple : 1 days pour 1 jour avant / 15 minutes pour un quart d'heure avant).
4-Search term : permet de restreindre le rappel aux événements comportant un terme spécifique dans leur nom (par exemple : "RDV patient"). Ce champ est facultatif. Laissez ce champ vide si vous souhaitez que n'importe quel RDV de votre calendrier déclenche un rappel.
Après avoir appuyé sur "Continue", Zapier vous propose de réaliser un test afin de vous assurer de la détection de votre calendrier. Ceci nécessite que vous ayez au moins un événement présent dans votre calendrier.
Sélectionnez comme deuxième action l’application SMSFactor (optez pour la version la plus récente).
L’action « Send SMS » est déjà présélectionnée donc vous n’avez plus qu’à cliquer sur «Continue».
Cliquez sur « Connect a New Account » afin de pouvoir ajouter votre compte SMSFactor.
1- En premier lieu nous allons rédiger le message type que vous désirez envoyer à vos patients/clients par SMS. Ici nous avons pris l’exemple d’un médecin et désirons donc personnaliser notre message pour que soit indiqué à notre patient l’heure de son rdv. Ceci est possible grâce aux champs de personnalisation. Sachez que vous pouvez aller jusqu’à personnaliser votre message avec 4 champs différents. Pour ajouter un champ cliquer sur « Insert data ».
Dans cet exemple :
Event Begins (Pretty) = date de l'événement sur votre calendrier Google
Description = Nom de l'événement sur ce même calendrier
Location = Emplacement associé à l'événement
Duration (Minutes) = Durée de l'événement en minutes.
D'autres fonctions de personnalisation sont disponibles. A vous de choisir celles dont vous avez besoin.
Message Push Type : choisissez le type "alert" puisque le rappel de rdv est considéré comme tel. Si vous souhaitez bloquer les envois de nuit (20h-8h), dimanches et jours fériés alors optez pour l'option "marketing".
Date to send : laissez la valeur par défaut "1 minute from now". En effet nous avons déjà indiqué dans l'action Google Calendar le "Time before".
Sender : correspond au nom de l'expéditeur. Inscrivez votre nom ou celui de votre entreprise (par exemple : Dr Jean). Bon à savoir : ce champ est facultatif et le laisser vide permet de recevoir les réponses à vos SMS (vous pourrez toujours vous identifier dans le corps du message si nécessaire).
Gsm Number : correspond au numéro auquel vous souhaiter envoyer le SMS. Lorsque vous créez un événement sur Google Calendar vous pouvez lui attribuer une description. Dans le champ de cette description inscrivez à chaque fois le numéro du destinataire (client, patient, ...).
Vous pouvez également décider de placer le numéro dans un autre champ de l'évènement sur votre calendrier dont vous n'aurez pas besoin. Par exemple si je n'ai pas besoin de rappeler l'adresser alors je peux y inscrire le numéro de mon client et choisir "Localisation" dans la champ du Gsm Number.
Dans cette étape vous pouvez réaliser un test pour vous assurer que tout fonctionne. Ceci nécessite d'avoir créé un événement dans votre calendrier. Petite astuce : créez un événement fictif dans 24 heures et 2 ou 3 minutes afin de pouvoir accomplir le test immédiatement.
Dans cette étape finale il ne vous reste plus qu'à publier le zap grâce au bouton "Publish" situé en haut à droite. Le bouton "Off" / "On" vous permettre de le désactiver / activer sans le supprimer.
L’aventure est lancée, vous pouvez désormais laisser votre Zap tourner tout seul et ne plus vous en occuper ! Voici ci-contre le visuel de ce qu’a donné notre test.
